Syksyn tapahtumien avainsana on koronaturvallisuus

29/05/2020

Tapahtumat voidaan järjestää virusturvallisesti, kun suunnittelussa huomioidaan tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen ennakkovarautuminen.

Onko jo turvallista alkaa suunnitella ja edistää yritystapahtumia syksyksi? Miten epidemian mahdolliseen toiseen aaltoon ja sen mukanaan tuomiin rajoituksiin voidaan tapahtumien suunnitteluvaiheessa varautua? Covid-19-pandemiaan liittyvien rajoitusten purku ja syksylle 2020 suunnitellut tapahtumat mietityttävät nyt monia yrityksiä.

Uskomme, että ensi syksynä on täydet edellytykset järjestää tilaisuuksia turvallisesti, kunhan kokonaisuus suunnitellaan huolellisesti alusta loppuun ja noudatetaan annettavia viranomaismääräyksiä ja ohjeistuksia. Olennaista on, että etukäteen mietitään läpi tilanteet, joissa ihmiset kohtaavat toisiaan ja suunnittellaan, miten ne voidaan toteuttaa turvallisesti aina alkuvalmisteluista itse tapahtumaan ja sen purkuun.

Turvallisuusohjeet päivittyvät ja tarkentuvat jatkuvasti

Koronavirukseen liittyvät turvallisuusmääräykset ja toimintaohjeet tarkentuvat viikko viikolta. Yksityiskohtaista ohjeistusta yritystapahtumien järjestämiseen ei kuitenkaan välttämättä ole tulossa. Siksi olemme Woltti Groupissa alkaneet aktiivisesti itse kehittää toimintamallejamme vastaamaan niihin tarpeisiin, joita virusturvallisuuden aiempaa tarkempi huomioiminen tuo tullessaan, ja koonneet sisäisen työkirjan koronaturvallisten tapahtumien järjestämiseen.

Kyseessä ei ole tapahtuma-alan yleinen koronaturvallisuusohje, vaan meillä jalostettu ja sisäisesti koulutettu uusi työtapa ja toimintamalli. Ikään kuin Woltin tiekartta, johon olemme koonneet kansainvälisistä lähteistä ja eri toimialoilta toimintatapoja ja suosituksia turvallisten tapahtumien järjestämiseen. Viralliset ohjeet ja suositukset tulevat aina viranomaisilta, ja se määrittää minimitason, jota tulee noudattaa, jotta ylipäätään voidaan tehdä tapahtumia. Mutta se ei vielä riitä, kun asiakkaamme haluavat varmistua tapahtumiensa turvallisuudesta.

Turvallisen toimintatavan ytimessä on läpinäkyvyys

Tapahtuman turvalliseen läpiviemiseen on paljon keinoja. Woltti Groupin toimintamallissa korostuvat huolellisen ennakkosuunnittelun ja viestinnän merkitys. Tapahtumille laaditaan tarkka riskianalyysi, jossa käydään läpi mahdolliset riskitilanteet ennakkoon.

Virusturvallisen tapahtuman lisäksi osallistujille pitää kuitenkin pystyä rakentamaan myös psykologinen turvallisuuden tunne. Meille on tärkeää ymmärtää, miten turvallisuus psykologisesti koetaan ja kuinka saamme rakennettua turvallisuuden tunnetta asiakkaille ja vieraille.

Erityisesti ennakkoviestinnän rooli korostuu entisestään. Kun turvallisuuden varmistamiseen tähtäävistä toimenpiteistä viestitään läpinäkyvästi, ihmiset myös suuremmalla todennäköisyydellä uskaltautuvat osallistumaan itse tapahtumaan. Siksi tässä tilanteessa on tärkeää, että vieraille avataan läpinäkyvästi, mitä viruksen leviämisen estämiseksi tehdään ja on tehty. Kutsutuille on myös tärkeää viestiä, että jos ei ole terve, on pysyttävä kotona.

Next up: aukoton osallistujalista, hengityssuojat ja kuumemittarit

Olemme pitäneet kansainvälisten signaalien lisäksi silmällä myös kotimaisten toimijoiden luomia toimintatapoja ja linjauksia koronaturvallisten tapahtumien järjestämiseksi. Esimerkiksi valtaosalla suomalaisista tapahtumatiloista on nyt työn alla omat ohjeistukset tapahtumien tuotantoon.

Jatkossa tapahtuman järjestämisessä on aiempaakin tärkeämpää kerätä aukoton data osallistujista ja henkilökunnasta. Siksi etukäteinen rekisteröityminen tapahtumaan on tärkeää. Kun useampi ihminen kokoontuu, meillä pitää olla listat osallistujista, jotta tarvittaessa myös mahdollinen tartuntaketju on mahdollista jäljittää. Tärkeässä roolissa on myös keskusteluyhteys viranomaisten kanssa.

Turvallisuusmääräykset ja ohjeistukset koskevat osallistujien lisäksi myös henkilökuntaa ja koko toimitusketjua. Henkilökunta pitää kouluttaa turvallisuusohjeista etukäteen ja valvoa, että määräykset myös toteutuvat niin tapahtuman rakennusvaiheessa kuin myös tilaisuuden purkuvaiheessa. Samalla tavalla kuin meillä on lista vieraista, meillä on oltava aukottomat listat myös siitä, ketkä ovat olleet töissä.

Maailmalla pohditaan nyt tarkasti myös hoitohenkilökunnan tarvetta tapahtumissa. Lentokentillä ja Aasiassa järjestettävillä messuilla on jo nähty, kuinka jokainen osallistuja kulkee ensin kuumeenmittauspisteen kautta. Hengityssuojaimia tullaan myös varmasti näkemään tapahtumissa, vaikka virallista suositusta ei tällä hetkellä olekaan.

Suositeltavaa on myös nimetä henkilökunnan joukosta dedikoitu henkilö, jonka vastuualueella on olla hygieniavastaava ja varmistaa, että turvallisuusaspektit huomioidaan koko tapahtuman ajan. Kun riskit on kartoitettu ja tilaisuus suunniteltu turvalliseksi, viestintä läpinäkyvää ja tapahtumassa valmius reagoida yllätyksiin ja sairastumisiin, saadaan jälkihoidossa parhaimmillaan arvioksi tapahtuman turvallisuudesta täysi kymppi.

HP Hämäläinen on Woltti Groupin Head of Production, jonka motto on, että huolellinen ja jämpti asenne palkitaan.

Top
X